只说重点,万达高效开会法则,简洁沟通的艺术

只说重点,万达高效开会法则,简洁沟通的艺术

1.万达开会,没人敢睡

每一个成功的企业背后必然有一个成功的企业家。

每一个成功的企业家背后也必然有一个又一个成功的故事。

千百年来,关于成功的探讨经久不衰。帝王有治国之箴言,将军有驰骋之秘诀,士人有风流之文采,商人也自有自己的方法财倾天下。

人与人不同,成功的哲学与方法也不同,没有哪一种成功可以复制,但成功总有自己的共性与一定的规律性。在业界,万达盛名煊赫,“快而不倒”的神话令人瞩目,奇迹般的超强执行力更令人惊叹。

万达的执行是一种文化,这种文化就如同血液一般在整个万达的“躯体”中流淌。透过任何一个万达人,在任何一个万达的执行细节你都能体味这种文化。开会,也一样。

“万达开会,没人敢睡”,这谁都知道。

不是因为员工对王健林畏之如虎,不是因为万达对“开会睡觉”的惩罚惊天动地,而是因为万达的每一个会都不会无的放矢,都干货十足。要是因为“睡觉”遗漏了重要内容,耽搁了自己的前程,那么,这个责任怕是只有自己才能负了。

从不打印的工作报告

万达集团每年要开的会有许多,大大小小的会议不知凡几,但和其他同类企业相比,万达的会议却很有特色。特色之一便是从不打印工作报告。尤其是集团董事长王健林,在这方面更是身体力行。

每年,作为万达集团的精神领袖和实质领导者,王健林都会在万达年会上作一次精彩发言。之所以说发言精彩,不仅仅因为王健林的演讲内容的确鞭辟入里、字字珠玑,还因为这些言语都不是找人代笔的,而是王健林自己一字一句亲手写的。在发言中,他会站在万达的角度对宏观经济形势进行分析,还会在微观方面对万达一年的成就和问题做出总结和评价,该奖励的奖励,该惩罚的惩罚,直言不讳,绝不会进行任何的粉饰。

在王健林发言前,没有谁知道他的报告是什么内容,更别谈提前印刷。90分钟的报告,描绘出的不仅是企业的蓝图,还有员工的美好未来。最重要的是,之后分组讨论环节中,你还要实打实地在小组中发言和讨论。如果不想到时候瞠目结舌、引人注目,那么瞌睡虫这么“有爱”的东西还是赶紧送走得好。

精细的会务手册

如果说不打印报告是只属于少数人的“霸气”,那么万达开会时那精细的会务手册反映的便是万达强悍的效率与完美的细节执行力了。

在万达,除了各部门各分公司内部的小型非正式会议,所有正规的大中型会议从召开到结束整个过程就仿佛是用最精准的刻刀雕琢出来的艺术品,尽善尽美。要是你有机会拿到一本万达集团的会务手册,即便你不是组织专业出身,你也可以很轻松地组织一场大型会议了。

在万达的会务手册中,你能清晰地读懂万达对细节的执着。参会人员、会议议程、会议各项安排、会议主题等必要内容肯定应有尽有,其他诸如每个人每天参加哪个会议、需要穿什么样的衣服、去哪个餐厅就餐、就餐的时候坐哪一桌哪一个位置、会议当天的天气状况如何等也都细致地做了说明。看着这样的手册,你能感觉到的不仅是一份贴心,更有满满的正能量。

在万达开会,混乱的情况根本就不可能出现,因为迷路、找不到位置、弄错了时间而错过会议更不可能。万达集团发给每一个与会者的胸卡就是一个浓缩的数据库,通过小小的一张卡,整个会议进程都会清晰明了地展现在你的面前,想搞错都难。

万达开会没人敢迟到

万达集团的某位高管在回忆自己的开会初体验时这样说:“那一次会议开始的时间是九点,我掐着点儿去的。本来以为自己算是来得早的了。可到会议室一看,其他人全到了,王总也到了,大家都用异样的眼神看着我,看得我很不好意思。”

会后,一位同事提醒他下次开会早点儿来,于是第二次开总裁会的时候,这位高管提前五分钟就去了。没想到,这一次他依旧被“万众瞩目”了。这位高管郁闷极了,挠破了头皮也没想到原因。后来,他才知道,原来在万达有一条约定俗成的潜规则,那就是:开会的时候下级要比上级至少早到五分钟。

对于迟到,万达内部并没有什么苛刻的惩罚措施,不会扣奖金,也没人会大声地呵斥批评你,但无论是谁,恐怕都不想第二次体会那种“万众瞩目”的难堪。

开会是干什么?肯定是有事。没事谁闲极无聊开会玩儿。所以,开会不迟到不仅是一种对他人的尊重,更是一种态度。连开会你都迟到,做别的事情效率能有多高?万达的执行力之所以这么强,就是因为万达人对每一件工作都抱持着认真与尊重的态度。这种态度,无论是现在,还是将来,都将是万达的制胜法宝。

准时开会可以,准时散会你行吗

上学的时候,所有学生最烦的就是老师拖堂;上了班之后,准时开会、准时散会则成了最大的奢望。

公司不同,老板不同,会议的风格也不同,但“拖会”的习惯却是如此的相似。很多人都被拖过会,更多的人则因为散会散得太晚而烦恼不已,但万达的员工却从来都没有这样的烦恼。

出身军旅的王健林一向雷厉风行,开会前就把散会的时间给定好了。每个议题讨论多长时间,什么时候讨论,这些都有规定,谁也不会乱插嘴,乱插队。开会之前,每一个需要发言的人都会自发地预演好几回,尽量做到一针见血、言简意赅,废话就不用说了。说多了只会拉仇恨。作为董事长的王健林也绝不会在开会的时候狂秀自己的演讲功底,说是讲话1个小时,那就是1个小时,只会短,不会长。

准时开会是一种习惯,准时散会则是一种品质。它考验的不仅仅是领导和员工的业务素质和业务功底,同时还折射出了整个企业的时间观念和责任文化。一家开会准时的企业或许能够成长,一家散会准时的企业却必然能够长青。这不是迷信,而是一种从态度中衍化而出的成功哲学。

开会发言只捞干货

很多企业的领导者和管理者,开会的时候为了显示自己的“水平”,往往喜欢长篇大论。王健林不一样,他为人爽利,做事爽利,开会更爽利。他讲话没有套话,更不说空话,只要开口,就没有一个字不是干货。王健林如此,整个万达集团也是如此。

在万达,开会时“唠叨”就是一种原罪。能够用一句话解释清楚的事情你就没必要用两句话说,能够用一张PPT概括的内容就没必要用十张来“细致”分析。背景、原因、问题、进程这些花里胡哨的东西做成一个超链接让领导会后想了解的时候看看就行了,开会是解决问题不是唠嗑的。所以,与会者发言要抓的是“筋骨”,是“核心”,是“精髓”,其他所有的花里胡哨都要剔除掉。

曾经,有一家广告公司为了和万达合作,精心制作了五十多张汇报PPT,但开会的时候万达的领导层只看了有“干货”的三张。曾经,有一家企业到万达总部来取经,万达各个部门的负责人只用了不到十五分钟的时间,不到十张PPT就把整个万达的“三藏真经”传了出去。执行力之强,效率之高,着实令人惊叹。

总而言之,万达的会场上只认干货,没有干货,那就下去,无须讨价还价。

开会不许找替身

在万达,不管是大会还是小会,该是谁开就是谁开,别想蒙混过关,更别想找替身。

开总裁会的时候,总裁能找秘书去吗?能!但第二天请你提交辞呈。

在其位谋其政,无论是做什么,既然坐到了相应的位置上就要做好相应的工作。在万达,每一个部门的领导者都是行家里手,外行指挥内行的事情基本上不可能发生,找替身更完全没有必要。

开会是为了解决问题,来开会的人自然是要能管事、能担事、能拍板的,要是开会的时候一问三不知,这个不清楚,那个不明白,这个要汇报,那个要请示,那还来开会做什么?

万达集团的员工有数万,中高层管理者基数也不少,别说分公司,单单总部,王健林能认识的人就不算多。开会的时候,相关的负责人也能找“替身”来“糊弄”,但当老总问及相关问题时,“替身”能回答吗?能做主吗?不能,那么露馅绝对是肯定的。因此,“找替身”这一招在万达行不通,万达的高层们为了避免在会上被问住,也要业务专精。

制度的力量是什么?有人说看不见也摸不着,但实际上它无处不在。若是万达开会也能找替身,问到具体问题时也能找下属的相关负责人来汇报,那么还要高管做什么?或者说万达的管理层素质绝对不会有这么高,执行力也不可能有这么强。

会后不落实等于会白开

开完会,拿着会议纪要,抬腿走出会议室就万事大吉了吗?

大部分中国企业如此,但这些企业中绝对不包括万达。

在多年的管理实践中,万达形成了一套属于自己的会议督办系统。只要是会议上决定的事情,做出的承诺,会后就一定要彻底落实。不仅各部门每周都要开例会确定落实进度和落实情况,对任务情况进行细致追踪。而且公司还会不定时地对任务进行核对复盘。临近任务完成期限的时候,公司内部的督办系统会自动给经办人发送短信,提醒经办人需要加速。

有句话说得好,没有实现的理想就是空想,没有落实的会议同样的也没有任何意义。万达人从来都不会说“会后狠抓落实”的空话,因为员工们所有的时间都用在了具体落实会议任务上。

事实胜于雄辩,说得再好也没有实实在在做到了更让人信服。万达的执行力强,强就强在落实上!

2.万达年会办得堪比春晚

人常说:“一分耕耘一分收获。”没有付出就不会有回报。业界有专家曾戏言,万达集团的执行力之所以这么强,是因为万达的每一个员工都被上了发条,天天就知道“死干活”,从上到下都是“工作狂”。

事实当然不是如此。

诚然,相比于其他企业,万达快节奏的工作方式和高压的工作环境总是容易被人诟病,但和外界夸张的比喻与略显偏狭的解读不同,万达的每一个员工都深切地爱着万达,在万达,他们感受到的不是压抑而是快乐。

万达的制度虽然严苛,管理虽然略显刻板,但万达对员工的关心也同样无微不至。在万达,吃食堂也能吃出部委的范儿,菜品一个月都不重样,而且完全免费。万达的空调是戴“口罩”的,整个办公区装了两百多台空气净化器,甚至就连厕所都是五星级的,能自动更换坐垫。除了这些,万达集团的文化活动也非常丰富,公司高层总是定期、不定期地举办一些别致的文体活动或公益活动让员工们参加,尤其是万达的年会,阵容之豪华、演出之精彩、规格之高档,绝对堪比春晚。

无论是谁,只要参加过万达的年会就没有一个不竖大拇指的。

多年来,万达集团的年会都坚持着高标准、高规格,哪怕是公司运营最艰难的时候也不曾改变。很多时候,负责年会策划和筹备工作的会务人员都会不无得意地调侃“珍爱生命,远离年会”。看上去这似乎是在抱怨,但这种“抱怨”又何尝不是一种炫耀?不过,话说回来,万达年会也的确有让员工为之炫耀的资本,因为它真的很特别。

胸牌、会务手册精确到“每人每天每时”

如果你有幸拿到一张万达的年会胸牌,或者得到一本万达的会务手册,哪怕你是一个无比挑剔的人,也会情不自禁地为它们竖起大拇指。就拿胸牌来说吧,万达年会的胸牌每一张都是一份“全会通”,除了正面的姓名、职务、部门等信息之外,在胸牌背面的“参会需知”上还会详细地写明与会者在会议期间的一切行程,如什么时间在什么地方和什么人一起开会,什么时间在什么地点和什么人一起用餐,用餐的时候坐在哪里,会议的时候应该怎样着装,应该注意什么等。只要拿着胸牌,与会者完全可以轻松自由地玩转年会。

当然,因为容量的限制,年会的胸牌虽然已经很全面、很细致,但比起会务手册却还要逊色一筹。在会务手册中,与会者能够找到一切想要找到的相关信息。比如,个人信息、入场顺序、哪辆车负责会场接送、开会的时候要穿什么衣服、参会的时候住在哪个酒店,房号是多少,房间是一人间还是两人间,什么时候退房,房间内、会场上都准备了哪些常用药品,药品怎么领取,会议当天天气如何等。

拿着这样一本会务手册,开会的时候要是还迷迷糊糊搞错地方,那也只能感叹一句世间总难免有意外了。

另外,除了胸牌和会务手册,万达年会召开的时候,其他软硬件条件也非常高端大气上档次。比如,在人员入场之前,会场的温度要保持在23℃,不能低也不能高;人员入场后温度要先调低半度,等到半个小时后再调回去。会场的温度允许有误差,但误差值不能超过一度,也就是说会场的温度必须保证在22—24℃之间。

此外,年会的灯光、音乐、会场布置等也都有非常严格的规定,差一点儿都不行,从这个角度来说,年会的会务人员的确是“压历山大”。

一个“神秘”的年会报告

每年,万达年会总能玩出不少新花样,但有一个节目却永远都固定不变,那就是集团董事长王健林的年会报告。

报告的时间基本固定,就是100分钟,说不上分秒不差,但前后的时间误差绝对不超过五分钟。军人出身的王健林对时间的把控简直称得上是出神入化。

在万达,无论是谁,在年会召开前,确切地说是在王健林上台做报告之前都不可能知道王健林报告的具体内容。作为集团的董事长,王健林完全有资本也有条件找一个才华横溢的秘书团来为自己操刀,但他却没有那样做,他所做的每一场年会报告都是自己一笔一画、一字一句亲手写的。字迹很工整,里面的内容也是经过两周的“闭关”字斟句酌成就的,没有一句废话,全都是干货。

所以,听董事长做报告对万达的员工来说不仅不是一种折磨还是一种享受。听他的报告就像是步入了一个全新的、奇幻的世界,世界中的每一个角落都等待着你去探索,也许在某个不经意的瞬间你就能惊喜地掘出宝藏。

全神贯注是听报告时必需的状态,因为很多时候王健林在报告中都会提到某个部门或者某个人的具体工作,这个部门很可能就是你所在的销售部、客服部、财务部……这个人可能是别人,也有可能就是你。如是,你敢不认真听,敢开小差吗?

“从王董的报告中,我们能免费学到很多在外面想学都学不到的东西,所以认真听那是必需的。”某位万达集团的员工这样说。

导演全部来自“靠前阵营”

“只要万达进入的行业,其他企业都没机会做老大。”颇有几分英雄情结的王健林曾经放出过这样的豪言。

当年,许多人对此嗤之以鼻。现在,神话般崛起的万达却让所有人看到了一场现实版的商业奇迹。没有人再怀疑王健林的话,而王健林和万达的豪放自信也依然如故。

不说别的,就说年会吧。万达的年会每年流程都差不多,最重要的两大环节,一个是董事长的年会报告,另一个就是晚会。

秉承着万达快而精练的风格,晚会上绝大多数节目都是歌舞,每个节目的表演时间都不会超过五分钟,小品、相声、杂技、魔术等节目相对较少,基本上没有。但单一的节目类型不意味着晚会不精彩。事实上,每一年万达的晚会都盛况空前,每一个演员、每一个节目都能带给观众不一样的视觉和听觉体验。而万达保证晚会质量的秘诀,就是导演!除了央视副导演级和地方卫视总导演级别或以上的导演,万达根本就看不上眼。曾经在《中国好声音》中光彩耀目的万达员工周萌萌更表示,登上万达晚会的舞台一直都是她的梦想。看看吧,这样的“标配”难道还不够豪华吗?

节目筹划、选拔、审查极为严苛

所有对万达有一些了解的人都知道,万达有一个传统,那就是每年的年会都会录制成一张光盘,年会过后,这张光盘会被无限制地复制,不仅企业内部员工能够拿到,许多和万达集团关系不错的企业也都会被赠送。年会办得怎么样关系到的不仅仅是里子,还有万达的面子。因此,每一年万达对年会节目的筹划、选拔、审查都非常细致和严格。

严格到什么程度呢?就拿节目选拔来说吧。最初,万达年会相关负责部门会对参选节目的创意进行审核把关,创意不够新颖、文化和思想导向不够积极正面的节目全都会被PASS掉,这样的审核一般要经过三轮;初选之后,还有复选。创意过关的节目还要进行视频审查,如果交上来的排练视频不能让万达满意,节目依旧会被刷下去;视频排练过关了也不意味着万事大吉,现场彩排的两三天里若是演员的表现不好或者节目被多次诟病,这个节目也依旧难逃被淘汰的结局。另外,除了现场彩排,入围的节目中期还要进行至少三次带妆表演;后期,万达集团还会邀请央视副导演级别以上的大咖来公司作现场指导,某些实力不够强的节目同样也会被裁掉。

一般说来,万达的节目选拔方式有两种,一种是公开招标,一种是定制,其中招标的节目在全部22个节目中占大约三分之二,定制的节目要少一些。为了把工作做得更好更细致,在年会召开前五六个月,万达内部就有专人开始负责年会的筹备和组织工作。从年会开始到结束,需要做什么,什么人做,什么时间完成,在万达的模块化软件中都会有显示,可以说,一场万达年会考验的不仅是万达人的艺术细胞,还考验万达的执行细胞。执行力不强,晚会根本就办不出那般盛大的效果。

同声传译,基本标配

自2012年并购北美AMC影视院线开始,万达的海外扩张步伐便一直没有停止过,圣汐游艇、伦敦万达酒店、西班牙大厦等各种项目都备受世界瞩目。万达的国际化也有目共睹,在这种情况下,万达总部的年会也年年翻新,近两年伴随着海外外籍员工的加入,同声传译、双语资料也成了年会的标配。

通过同声传译,海外的万达员工就能够和国内的万达员工进行更好的沟通、交流,双语的胸牌、会务手册等资料更能让远渡重洋而来的异国同事真切地感受到总部无处不在的温情,增强其凝聚力和向心力。

总而言之,年会只是一个形式,但通过一个小小的年会,万达的执行力和文化感染力却被展现得淋漓尽致。人说耳听为虚眼见为实,外媒对万达的评论有时候难免会有些偏颇,但你的眼睛、你的心却永远都不会欺骗你。

3.会议落实:任务追踪系统

现在,许许多多的上班族深为会苦。开会,怎么说呢,有些会是得开,比如总裁办公会、董事长办公会、股东大会、各种决策会议,不开会,有些大事要事没法解决,一些关乎企业发展的决策也无法作出。但俗话说,凡事都要适度,会开得太频繁,有事没事地就开个会,似乎不开会就显不出自己高端大气上档次,这样的会,那就实在没必要开了。

万达也开会,而且每年开的会也不少,周会、月会、例会、半年会、年会、工程会、协调会、招商会等,不胜枚举,但万达人没有一个人厌恶开会,为什么?一是万达每次开会肯定都是真有重要的事情要落实。二是万达上下不管是谁说话办事都很干练,哪怕是董事长亲自参会,也绝对不会拖会。三是因为万达开会都是干货、都落地,每开一个会,会后都要落实。不像有的公司,今天开个会讨论年度计划,明天开个会讨论发展愿景,后天再开个会展望一下未来,可到头来大会小会开了无数,年度计划还停留在想象中,发展愿景就是一堆空话,未来就更是海市蜃楼,不知道在哪儿了。

在万达,细枝末节的小会基本上不会开,能不通过开会解决的问题,绝对不会拿到会议上。每一次开会会议的议题都是精挑细选的,针对每一个议题,不仅领导要发言,与会的员工也需要积极参与,不能只带着耳朵去,还要带着心去,带着脑子去。

开完会,会议纪要肯定是要有的,而且非常详细,但单有会议纪要还不够,为了把会上作出的决策、布置的任务都实打实地落实下去,万达专门开发了一整套的会议督办系统,在这套系统的监督下,敢偷懒的还真没有。

李玲是万达销售部的一名销售员,三月的一个周例会上,部门领导给她布置了一个任务,三个月之内把万达某个地产开发项目的配套公寓卖出去十套。散会之后,李玲登录集团的OA办公系统,在自己的那一栏中马上就看到了这个任务,而且,任务表格中会标明任务完成时间:6月30日。一周后,李玲卖出去一套公寓,关于她的任务进度条会自动变成百分之十,以此类推,直到完成既定任务。若是因为一些特殊原因,比如李玲意外受伤,或者公寓的销售情况实在是不理想,两个月了都卖不出去半套,那么下次开会的时候,领导会根据这些任务进展重新确定任务完成日期,重新规划任务进度。当然了,一般说来,若没有特殊情况发生,任务进度更改的情况很少。

概而言之,每次会后,会议督办系统都会根据会议的决策内容自主地给每一个员工布置任务,任务系统中会显示出该任务要完成的日期、现在已经完成了多少、任务负责人已经做了哪些事情,还有哪些事情没做。每周的例会上,相关部门的领导都会根据系统信息对任务进展进行复核,以确定责任人能不能按时完成任务,如果不能,又要什么时候能完成。一般说来,每开一次例会,任务的全新进展都会被一一记录,旧的任务进度会被删除。

另外,万达的会议督办系统和任务追踪系统中都收录着员工的基本信息,包括联系方式。每到任务完成日期临近的时候,系统都会很有“人情味儿”地给员工发去一条提醒短信,提醒员工你要加速了,要不然任务完成不了就得被黄灯警告或者红灯罚下了。譬如李玲,她的任务完成时间是6月30日,那么5月30日的时候,系统就会给她的手机发短信,告诉她:“你已完成任务的百分之六十,预计全部任务完成日期为7月10日,预定任务完成时间6月30日。”言外之意,就是你得骑上火箭加速了,要不然任务肯定完不成。

有这么条“小鞭子”时不时地出来敲打你一下,若你是万达的员工,你能不紧赶慢赶?你敢不认真落实会议内容吗?

其实,无论是做人也好,做事业也好,最重要的就是推己及人、不断地反思,其他企业为什么做不好,万达为什么做得这么好,或者,万达的执行力为什么这么高,别的不说,单单就看万达的会议,看万达怎么开会,又怎么落实会议的,你就能懂很多。

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