《秘书》1. 领导的影子与光芒

前言中已讲过，为称呼方便，我们把为领导服务的助理、秘书等统称为秘书。

秘书，词典上解释：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。从这里可以看出，秘书是领导的助手和参谋，主要任务是掌管文书，协助领导处理日常工作，并承办交待的其他任务。

对于秘书，千人眼里有百多形象，万众口中有千余评说：或荣或耻，或祸或福。加之一般大众传媒和文学作品所塑的秘书，多为阿谀不实之徒，也就难怪云云众说薄褒厚贬了。

作为秘书，不论是长任者二三十秋，还是短任者两年三载，都少不得几番坎坷磨砺，几多风风雨雨，乃至几度惊涛骇浪。这其中有苦有甜，有忧有喜，有舒坦也有愁难。秘书人员的苦辣酸甜，一般局外之人是难得而知的。从以下所述中，想可领悟一二。

一、秘书工作的特点

有关秘书工作的特点，早有精深而权威的理论阐述。我们仅从政府机关、事业单位、大型国企的工作实践出发，以贴近机关干部切身经历的角度加以考察，秘书工作有如下基本特点：

（一）秘书工作是辛劳的

秘书的职业是一个磨碎筋骨、耗尽心血的行当。吃苦耐劳是秘书应具备的基本精神。

首先是忙。一个妻子这样叙说她那当秘书的丈夫：一天到晚总是忙，忙得没有吃饭的钟点，没有睡觉的时候，没有节假日的概念。这话一点也不夸张。据某机关办公室统计，负责文字工作的秘书，全年工作3700多小时，按365天计算，平均每天工作在10小时以上。而该机关其他工作人员平均每人全年工作206天，两者相差266天。

其次是累。秘书的脚是不停的奔波，心是永远的警醒。白天有做不完的事务，晚上有爬不完的格子。办事繁杂具体，一件比一件要求高。有时正吃着饭，忽然有事，放下饭碗就得跑，待回来，饭也凉了，上班时间也到了，只好半饿着肚子走进办公室。写材料有长有短，一篇比一篇催得紧，一个领导比一个领导要得急。上班时写，下班后开夜车还要写。大热天光着膀子汗流浃背地写，大冷天跺着脚吸着鼻涕写，甚至睡到了床上，一有所感，跳起来还要写。有人道：文债在身，食不甘味，寝不安席。如若不信，有例为证：

A某当秘书5年，为写文章熬过多少夜晚尚无统计。一次给领导赶写篇讲话稿，从上午写到深夜，饥肠辘辘，打道回府，掏出钥匙却怎么也打不开锁，满头大汗之际，门突然洞开，冲出两人，各执棍棒。原来他一路上还在想着文稿，上错了一层楼，房主见半夜有人弄门锁，以为是窃贼，欲迎头痛击…… 再次是苦。

秘书虽不是汗滴禾下，劳其筋骨，也不是粗食薄衫，煞费温饱，但秘书的辛苦却着实另有一番滋味。不夸张地说，秘书有时要比领导费更多的劲，流更多的汗，吃更多的苦。D秘书一次跟领导去省城开会，返回时正值春运高峰期，车厢里又臭又冷又挤。几位领导连一个硬座都没有。D秘书挤来挤去，口干舌燥，筋疲力尽，总算把领导安排坐定，他却只好站到下车。回到家脸没洗完，领导指示，赶快把开会的材料整理好，明天上午开常委会要用。他只好泡杯热浓茶，涮条冷毛巾，打起精神挑灯夜战。他有暖烘烘的被窝却不能钻，有可口的饭菜却吃不下，这与饥寒交迫非出一辙，却也殊途同归。

秘书工作真是“没完没了，没饥没饱，没昼没宵”，且日复一日，年复一年，很少有喘息机会。一天下来，疲惫不堪，稍有闲暇，困意马上袭来。某机关B干事是有名的“笔杆子”，因吃饭时打盹已摔碎了七个饭碗，被送绰号“砸饭碗”。此种情形不胜枚举。

（二）秘书工作是寂寞的

秘书工作是一种没有鲜花和掌声的职业。与之相伴的倒常常是难以名状的寂寞。

首先，为他人作嫁衣裳，永远是秘书工作最鲜明的特征。台下忙煞，台上无名。在机关工作的舞台上，领导理所当然地扮演有名有姓的主角，而秘书不可推卸的职责就是为让主角亮好相、唱好戏而拼命地做好幕后工作。人们的眼光往往只盯着大大小小的各级领导，听到领导慷慨激昂的报告，看到领导做出各种果断的决策，领受到领导指挥各项活动的风采，却不大想到领导身边工作的秘书，不大想到在领导的报告、决策和风采中，凝结着秘书们数不清的辛勤劳动。就像娇艳无比的花朵更容易使人们忽略了它下面的绿叶一样。

某处长，在省市县三级机关写了二十多年材料，到了“官”键时刻，竟然找不出一篇署自己名字的文章。他当秘书时，有一次陪A领导去×市进行某活动的动员，为了写好A领导的动员讲话，他3天跑12个单位，行程200公里，开了8个座谈会，收集了六万字的材料，回来后又连续28个小时没合眼，起草修改讲话稿。A领导的讲话引起较大反响，直到人们进了餐厅还在纷纷议论：领导的讲话太精彩了！由于陪餐的人较多，没有秘书的位置了。一个工作人员带有怨气地说：“带这些烂秘书干啥。”真是可气又可悲。秘书的劳动及其价值不易被人们理解和承认。只要你作为秘书，就要时刻准备着：无出人头地之日，有默默无闻之实。

其次，有“苦”难言永远是秘书心理承受的沉重砝码。作为秘书，在首长和众人面前，常是面含笑意神情镇定的。而恰是这时，他们内心可能正经受着委曲、错怪、乃至代人受过的痛苦折磨。这种必须坦然受之的痛苦，比其他方式的痛苦更痛苦。先说写文章，就是秘书第一个无法摆脱的心理负担，有诸多难言之苦。

有些领导交拟过于简单，不做详细交待，一切由秘书代劳；有些领导过于随便，一会儿一变，秘书的心血随之付诸东流；有些领导过于尖刻，审阅稿子不讲一点情面，搞得秘书如坐针毡；有些领导意见相互抵触、令秘书左右为难，无所适从；有些领导过于固执，意见不尽正确，秘书却要硬着头皮违心去写。如此等等。秘书在写文章时，难免遇到上述情形，但无论如何，当文章写出后不合要求时，秘书是不应该也不能够有所申辩的，苦衷无须细表。张××是某机关小有名气的笔杆子，可他却越来越怕写重要的材料。一次B领导把他叫来说:“张秘书，这次党委学习整顿的总结由你来写，要写出点特色。”

“领导，大体写几个问题？最主要的经验是什么？您提示一下。”

“你先起个草稿，然后党委讨论一下。”

“那……”

“好了，快点动手吧！”

“……”

张秘书从收集材料，到构思，到拿出草稿整整用了一个星期，熬了两个通宵，结果，党委讨论时，B领导说缺乏高度，推倒重来。又写出后，A领导又说不够实在，再次改写。先后七易其稿，直到第二天要上报了才算通过。当张秘书拿出第一稿和第七稿相对时，从观点到事例几乎完全一样，这期间的脑细胞不仅全部白耗，而且落了个“很难领会秘书意图”的“美名”。

再次，忍辱负重，这是秘书又一个无法摆脱的心理负担，有时苦不堪言。有的领导心里不决，无处发泄，便对秘书莫名其妙地指责，秘书成了出气筒；有的领导对其他领导不满，不好明说，便对秘书进行批评，秘书成了路边石；有的领导把工作交待错了，有关上级追查责任，他便把责任推给了办事的秘书，秘书成了替罪羊。

某单位接连发生几起车辆事故，便规定车场日进行学习整顿，一律不准出车。这天D领导一亲属来访，便指使秘书派车接站，并说：“没关系，出了事我负责。”秘书只好照办。车还没出院门，就被主管行政的C领导拦住：“规定今天一律不准出车，谁还明知故犯？”秘书知道C领导对D领导有点看法，在称呼过领导以后赶紧说：“是我自作主张，您批评吧！”有人说，秘书的心扉是关闭的，这话有一定道理。无论有什么委曲、错怪或者代人受过，都只能吞咽下肚。可以说，为顾全大局而委曲求全，能忍善让，是秘书忠于职守的特有精神。这种宽大的胸怀无疑是宝贵财富。忍辱负重大概也是秘书的“命”吧！

还有，为人谨慎，永远是秘书恪守的行为准则。秘书处在诸多领导之间，在为领导提供优质服务的同时，还得尽力维护领导的威信和领导集体的团结。既要经常装聋作哑，又要心有灵犀。有话，不能总是痛痛快快地说；有事，也不能全都潇潇洒洒地做。作为秘书，工作是受人支配的，必须根据领导的意图办事；时间也是受人支配的，必须按照领导的要求安排。可以说，秘书是长年看着领导的脸色、眼色和气色行事。特别是跟随一些比较厉害的领导，要求严格的领导，又特别是刚刚当秘书的时候，话不敢多说一句，事不敢误办一件，甚至每个动作都十分小心。

G某在机关工作30年，现已官至正处级，至今上级交待的每件事情，都做到逐件检查落实；进行的每项工作，都表现出一种拼命精神；对每个来访的人都热情接待。还不自觉地流露出某种自卑感。为什么是这样呢？用他自己的话说，都是因为当秘书当惯了，处处残留着当秘书时的影子。他曾记得，一次随领导外出，头天晚上赶写讲话稿到凌晨3点，天不亮领导要出发，饭也没顾上吃，经过几个小时，下车休息，按领导要求吃完饭打个瞌睡再出发。领导有个特点，吃饭快，睡得快，醒得也快，领导睡着了，G某还没吃完饭。领导起来了，G某刚刚睡着。领导走了，G某还没醒来。领导走远了，G某才发现自己被丢弃了。后来才知晓，这是领导要给秘书个教训，让秘书在后边慢慢赶吧。G某只好改乘火车，两天两夜才把领导赶上，被狠狠批了一通。从此他谨慎起来，做梦时也在盘算着工作安排。

待人处事十分谨慎，遵守纪律十分严格，考虑问题十分周详，进行工作十分认真，这是秘书职业的自然特性，也是秘书职业的必然要求。

（三）秘书是神气的

秘书的角色是神秘而又独特的。在劳苦和寂寞之中又不乏能体现出几分神气来。

秘书不仅常常可以代表领导，甚至在一定条件下可以代替领导。在某些场合，在某种特定条件下，别人对你又尊重又害怕。秘书是领导的贴身工作人员，领导去哪里，秘书要跟到哪里，领导吃什么，秘书能够吃什么，领导享受什么，秘书也能享受什么。

像坐车，别人坐大车，秘书可以和领导一起坐小车。领导参加某个宴会，随从的秘书自然要参加，不仅因为有照顾领导的责任，而且接待的单位也不敢得罪秘书，因为需要领导批办的事情，有很多先要通过秘书。得罪了秘书，以后办事当然也就难了。例如，某个单位给领导送了一件很不错的纪念品，却没给秘书一份，秘书心里不很痛快。这也可以理解。不正派的秘书不仅有想法，还有做法。当这个单位想通过秘书让领导给办点事时，秘书心想，当初送东西时没想到我，领导进门时你给开门，我还没进去，你就松了手；现在有事了，想让我当桥当船，给你传话才想到我，没那么便宜。当然，嘴里不说，答应时也挺痛快：“没问题，可以说一说。”心里却说：“你等着吧。”结果是泥牛入海无消息。

有人说，秘书是“二领导”。这话也不无道理。有些时候，领导不直接出面，让秘书去处理，这时秘书就代表领导。他的讲话，他的意见，他的态度，就是首长的讲话，首长的意见，首长的态度。有些时候首长不在，委托秘书负责解决一些问题，这时秘书就代替领导，根据领导交待的原则，具体承办一些事情。因此，在一般人眼里秘书是很神气的，秘书自己也会感到这种神气。不过，在这里我们提醒秘书，一定要注意谦虚谨慎。

（四）秘书是幸运的

秘书确实挺幸运。“近水楼台先得月”，由于在领导身边工作，领导对秘书甚为了解。对秘书的水平、能力和工作成绩，看在眼里，记在心上。常说“知人善任”，之所以能“善任”，前提是“知人”，秘书被领导当作“所知之人”可称上得天独厚。正因为领导了解秘书，又信任秘书，才更容易任用秘书，提拔秘书。对秘书来说，在领导眼皮底下工作，锻炼的机会多，工作能力提高得快，受重用的机会很多，提升的可能性很大。当需要对一些人委以重任时，领导首先想到的可能就是秘书。据某个单位干部部门统计，在一个高层次同级干部中，秘书或当过秘书的人平均年轻5岁左右，又是其他职业出身的2.5倍。正常情况下，秘书几乎人人都能一级级上去。在当今中国重要的领导岗位上，曾当过各类秘书的人员就占相当大的比重。这是实际情况。

二、对秘书工作的要求

有关对秘书工作的基本要求，在已发表的众多论着中，都有明确的阐述。军队的秘书人员，既包括秘书、助理，也包括各业务部门的负责人。根据这一特定对象，我们认为，秘书要办理好领导交待的事项，有如下三点要求：

一是事事记准确。秘书对领导交待的每件事，不能有丝毫的差错。特别是时间、地点、人员、要求、前因后果、具体数字、百分比以至领导交待时的神态、口气，都必须搞清楚。应做到：口袋里有记事本，桌子上有记事板，身边有记事帮手（亲属、小孩随时提醒），以免遗忘误事，同时做到丁是丁，卯是卯，不得有丝毫差池。稍有疏漏，就出问题。有一次星期六，领导对D秘书说：“明天我值班，上午10点。上级来人检查直属队工作，到时你给我打个电话，我陪工作组的同志一同去。”D秘书照习惯记在记事板上，又向家属做了一番嘱咐。当时他正赶写一份材料，要得挺急，写时很投入，确实把这件事给忘了。9点40分孩子打来电话说：“你10点钟要给领导挂电话。”这位秘书才恍然大悟。要不是家中有帮手，D秘书该如何向领导交待？

对领导的外出活动，更要精心安排不出一点差错。

二是件件有着落。领导交待的每件事，不论是国家大事，还是家庭小事，也不论是易办的事还是难办的事，都要有结果。不能讲价钱，不能叫苦，不能摆困难，更不能借故不办。领导在交待任务时对困难方面已有所考虑，一般都有一定余地。当然有难度，不然就看不出秘书的本事了。

三是次次有回音。领导交办的事情，无论结果如何，都要及时报告，而且越早越好。比如买车票，是件叫人着急的事。秘书买好了放在口袋里不向首长报告，让领导着急：买到没有？哪次车？几点出发？领导可能急得团团转，你倒挺坦然。能不挨批？这样的事有过三次，秘书就干不成了。

这三点要求并不深奥也不具什么理论深度，但却很重要，是做好秘书工作的起码条件。

三、秘书应具备的素质

秘书跟随领导的苦辣酸甜，不是人人都能适应、忍受的。作一名合格的秘书，要具备一些特殊的素质，在思想、品德、心理、办事能力、文字水平等方面有着很高的要求。

（一）政治上要强

秘书工作岗位重要，责任重大。秘书常常涉及党的核心机密，参与一些重大问题的决策和处理。这就必须：

首先具有坚定的政治立场，始终坚持共产主义信念，在思想上、政治上、行动上和党保持高度一致。特别要能经得起风浪，在重大原则问题上不犯错误。那种一有风吹草动就杀回马枪的人是不能做秘书的。

其次要有深厚的马列主义、毛泽东思想理论基础和较高的政策水平。会用马列主义的立场、观点和方法观察、认识和解决实际问题，理解和掌握党的路线、方针、政策，并善于在实际工作中贯彻执行。

再次，要有较强的事业心和责任感。时刻把党和人民的利益放在第一位；从高从严要求自己，热爱本职工作，兢兢业业尽职尽责，不畏苦累，不计得失，不逐名利。

（二）业务上要精

秘书直接为领导服务，不仅事关重大，而且事务繁杂，标准高要求严。上至辅助领导决策，下至衣食住行都要管。秘书人员必须文武兼备，粗细结合，大事干得好，小事干的巧。

首先，要有精明能干的办事能力。头脑敏捷，办事利落，高效率的处理文电；适时安排有关活动；主动收集、分析、综合情况；善于代表领导出面，传达意见，安排工作，处理事务。妥善地把收发、打电话、接待来访等事宜有条不紊地办好，甚至对领导的生活问题也要细致周到地予以安排。

其次，要有出色的写作能力。熟悉机关应用问题的基本知识，自如运用各个文种，思路清晰，结构合理，文风质朴简练，语言流畅生动，表达准确得体。

再次，要有丰富的科学文化知识和一定的技能。了解社会科学、自然科学的最新研究成果，知晓古今中外政治、经济、天文、地理、历史和文化艺术等等的一般状况，熟悉本单位的专业技术和各部门的业务工作，尽快掌握微机、传真等现代化办公设备的使用方法，必要时还应学会摄影、摄像、驾驶以至防身术等技能。

（三）作风上要硬

秘书人员的作风，关系到为领导服务的质量问题，也是本单位总体形象的组成部分。秘书人员的作风养成是多方面的，归纳起来有以下几点：

一是勤奋努力，雷厉风行。肯出力不偷懒，不等不靠，说干就干，讲究时间和效率。

二是深入实际，联系群众。切实搞好调查研究，掌握真实情况，不摆架子，不走形式，宽以待人，团结同志。

三是周到细致，严谨稳重。办文办事精益求精，一丝不苟，接人待物谦虚谨慎，安排周详。不急躁不偏激，不自作主张，沉着冷静，应付自如，分清急缓，举重若轻，不惊慌失措，不手忙脚乱。

（四）修养上要好

秘书人员的思想品德修养极为重要，它是合格秘书的基本素质之一。一个人的修养是其心理素质的表现。因此，秘书必须具备以下良好的心理素质。

一是淡泊而不失于明志。无权欲，身在权力交错之中，处之泰然，不为之所动，无权欲就会用权不越位。无利欲，身在要害部门，自守清贫，不为之所诱，无利欲就会有利不谋私。无名欲，身在台下幕后，处于荣誉显赫之处，甘为黄牛，不为之所惑，无名欲就会成名不享誉。虽然淡泊却应有志有为显示独立的人格，拥有真才实学，表明自己的主张，辅佐领导决策。淡泊明志直接表现为不畏艰苦，不图享乐；重事业，轻得失，多奉献，少索取。

二是沉稳而不失果断。深沉善思，耐心稳健，决不草率行事、感情用事，有较强的自控能力。坚定果断，敢做敢为，决不优柔寡断，畏首畏尾，有较大的胆识和魄力。

三是自信而不失谦和。自尊自爱，自我充满信心，有不折不挠的精神，审时度势，荣辱不惊。禁绝卑躬屈膝，唯唯诺诺，是生活的强者。为人亲切，满腔热情，说话和气，乐于助人。决不傲视他人，盛气凌人，是众人的朋友。

四是庄重而不失幽默。举止端庄，落落大方，文明典雅，神态从容。话无污言俗语，做无得意忘形。表情丰富维妙，话语隐含哲理，能引发人们的思索和乐趣，能消除紧张和沉闷的情绪。

秘书良好的思想品德修养和稳定的心理素质是多层次、多侧面的。在实际生活中人们从切身经验出发，对此有许多十分准确而生动的表述。从风格角度出发，秘书应具有甘当人梯的风格，担过让功的风格，宽容大度的风格，民主平等的风格，以诚待人的风格和身先士卒的风格。从性格角度出发，秘书应表现为果断、自强、沉着和宽让。从风度角度出发，秘书应表现为聪慧、爽快、谦虚、庄重、热情、自信、朴实和幽默的气质。从品德角度出发，秘书应做到：有权不擅权，管人不整人，无私心自安；能忍辱负重，委曲求全，顾全大局；对同志热心、关心、诚心，对问题看得准、摸得清、敢承担责任；不信流言蜚语，不拨弄是非，更不“仗势欺人”。

恩格斯说：“人物的性格不仅表现在做什么，而且表现在他怎样做。”秘书人员理想的素质是理智与情感、内向与外向、独立与服从等各种心理因素的巧妙结合。作为秘书，要在长期的实践中陶冶和磨练自己，使之成为合格的秘书人才。

在领导者的心目中秘书怎样才算合格，国内外不少专家、学者提出了许多测评的题目和方法，现稍加整理，以供参考。（文中“你”指领导者）

1．秘书知道你的职责范围和全部活动吗？是否了解你的目标和意向？

2．假如你离开机关3~4周，你是否深信你的秘书仍能认真负责地处理你的公事和私事？

3．他是否帮助你安排活动日程、协调约会，使你如期赴约，一切都不用你催促和烦神？他本人是不是一个很会安排自己时间的人？

4．如果你不提醒他，他能否主动执行和坚决完成你交给他的工作？

5．他对待你的同事来访者是否有礼貌？他能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗？

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗？他能否提出一些新的设想和建议供你参考？他是否经常采用新的方法来改进你的工作和他自己的工作？他是否能制订新的工作制度或工作程序？他的工作有条理吗？

7．他是一个机智的人吗？他能否主动地解决一些问题而不麻烦你？他害怕困难吗？

8．他能否提高文件运转效率？他能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件？他能否及时地从其他领导处取来你正需要的文件？

9．他所具备的秘书基本技能（例如文件归档、速记和听电话的态度）是否无可指责？

10．他在危急关头是否沉着？在紧急状态下是否冷静？当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地像平常那样继续工作？